Na een periode online werken voel ik me tevreden maar ook totaal uitgezoomd. Samenwerken via een scherm blijkt ook voor de 9 innovatie professionals die we spraken effectief en intensief. Dus is het een goed idee om uit te vinden hoe we online workshops leuk, spannend en creatief houden.
Intake
Door een aantal dagen voor de workshop een intake met de deelnemers te plannen zetten we iedereen in de juiste stand. We nemen het programma door en vragen wat de deelnemers willen bereiken en wat ze nodig hebben. Het is meteen een goede gelegenheid om de online tools uit te proberen zodat technisch gedoe straks geen tijd meer kost. We horen meteen of er extra pauzes nodig zijn als er vanuit huis gewerkt wordt.
Laat jezelf zien
Met een goede start van de sessie hengelen we deelnemers uit hun dagelijkse beslommeringen de workshop in. Van onder de hoogslaper op de kinderkamer, in de keuken met drie jengelende kinderen of net uit de vorige Zoom meeting. We zetten de sessie een paar minuten voor de officiële start al open. Ik hou van de gesprekken die ontstaan over een platenverzameling of een op de achtergrond zwaaiend kind. Wat staat daar voor leuke foto op de achtergrond? Zo ontstaat er op afstand ook echt contact. Belangrijkste spelregel: allemaal de camera en microfoon aan. Een goede wifi verbinding moet inmiddels gelukt zijn en we willen dat iedereen er echt bij is.
Warming up
De deelnemers leren elkaar kennen door in de sessie iets over zichzelf te delen. Bijvoorbeeld in een online whiteboard tools als Mural of Miro. Zo vragen we deelnemers bijvoorbeeld hun favoriete boek of film te delen. Zet dit vast klaar voor de sessie start.
In het begin van de sessie lopen we één voor één de tekeningen af om te raden wat er is verbeeld. Twee vliegen in één klap: de deelnemers hebben alvast ervaring met de online tool en het voorstelrondje is een stuk persoonlijker. Kijk op de blog van Mural voor een aantal leuke ideeën voor energizers in je workshop: Mural Energizers
Een andere mooie, simpele opdracht om de sessie met te starten is het vragen aan de deelnemers om op een A4-tje te schrijven waar ze op dat moment mee bezig zijn. De facilitator toont een slide van een prullenbak en vraag alle deelnemers een prop te maken van het A4-tje en deze op het scherm te mikken. Weg met al die dagelijkse beslommeringen.
Twee begeleiders
Onze ervaring is dat het best is om met zijn tweeën de sessie te begeleiden: de een voor het fixen van de techniek en het volgen van het programma, het klaarzetten van de whiteboards en het monitoren van tijd. De ander focust zich 100% op de inhoud en de mensen. Via de kleine postzegels op het scherm missen we namelijk veel non-verbale communicatie. Flexibel inspelen op reacties en behoeftes uit de groep zorgt voor een grotere betrokkenheid.
Break-outs
Tijdens de sessie zorgt een goede mix van plenaire stukken en break-outs voor de nodige interactie. Wij deden goede ervaringen op met 1-op-1 sessies in Zoom. Het is makkelijk om hiervoor een aparte kamer aan te maken. In Microsoft Teams schijnt het ook te kunnen, via een omweg. Hier heb ik zelf nog geen ervaring mee. Tijdens de break-out werken de groepen op een virtueel whiteboard aan een deelopdracht. Daarna komen ze terug naar de gezamenlijke sessie in om het werk met elkaar te delen.
Net als bij een offline sessie is de timer je beste vriend. Hij geeft houvast en zorgt voor scherpte. Een break-out duurt 10-15 minuten. De teams hebben daarna 5 minuten voor een presentatie. Te kort? Geef wat bonus minuten. Meestal lukt het prima en hou je de snelheid er zo lekker in.
Huiswerk
Bij een serie van meerdere workshops, bijvoorbeeld in een design sprint, is het aan te raden om huiswerk mee te geven voor de volgende bijeenkomst. Vraag om het huiswerk digitaal aan te leveren. Denk bijvoorbeeld aan het concreter maken van ideeën met schetsen of het verzamelen van vragen. In het begin van de workshop grijpen we terug naar het werk van de deelnemers. Zo zijn ze er gelijk weer helemaal bij.
Online sessies worden zo niet alleen effectiever maar ook leuker. Natuurlijk missen we allemaal onze hippe post-it paradijzen en gezellige lunches. Ik zie nu al een mooie mix ontstaan van online en offline samenwerken. Een deel van het team op 1,5 meter bij elkaar, een deel vanaf de keukentafel op het scherm. Ik hoop dat het nieuwe normaal zo nooit helemaal gewoon gaat worden.
