Vindsubsidies: flexibel digitaliseren van een ‘mensenbusiness’
Subsidie-adviseur en softwareleverancier Vindsubsidies heeft de ambitie om ‘het digitaalste bureau’ in de markt te worden. Wij hielpen hen bij het digitaliseren van hun adviesproces met de ontwikkeling van een flexibel softwareplatform. Door maatwerkcomponenten en standaardtools uit Microsoft 365 slim te combineren, maakten we een unieke workflow die ervaren consultants ondersteunt, maar niet in de weg zit. Daardoor is Vindsubsidies nu efficiënter, effectiever en klaar voor toekomstige groei en innovatie.
Flexibel digitaliseren van een ‘mensenbusiness’
Na meer dan 15 jaar ervaring in de subsidiewereld verlegde Roelof van der Klaauw, senior consultant bij Vindsubsidies, geleidelijk zijn focus van het operationeel proces naar IT en operatie. Dit leverde hem de titel ‘BAT-man’ op: de man van de Business Automation Technology. In dit project fungeerde Roelof als opdrachtgever.
“Vindsubsidies heeft als doel om het meest digitale bureau in deze markt te worden,” vertelt hij. “Subsidie-advies is een drukke markt, met een paar grote spelers en honderden zzp’ers, maar geen van die partijen kan wat wij kunnen. Wij zijn niet alleen een adviesbureau, maar ook software- en dataleverancier. We hebben naast onze advies-business, ook een database met subsidieregelingen, een commerciële nieuwsbrief waarin we vertellen welke nieuwe mogelijkheden er zijn en een geavanceerd volgsysteem voor subsidieaanvragen.”
Vindsubsidies bedient ook de andere kant: die van de overheden en instellingen die de subsidies verstrekken. Hen biedt Vindsubsidies een systeem waarmee ze niet alleen het uitgeven van subsidies, maar ook verantwoording over gebruik en doelmatigheid kunnen managen.
Roelof van der Klaauw
BAT-man bij Vindsubsidies
Niet zomaar te standaardiseren
Voor meer gestructureerde processen had Vindsubsidies al software in huis in de vorm van een CRM-platform en een financieel systeem. De uitdaging zat hem in het dienstverleningsproces. De meer dan 100 kritische, zelfstandige en zeer ervaren consultants van Vindsubsidies hebben allemaal een eigen manier om dat werk te doen. En dat is ook nodig, want het contact met klanten, het schrijven van subsidieaanvragen en het rapporteren daarover zijn niet zomaar te standaardiseren of automatiseren.
Al die verschillende werkwijzen maakten het wel lastig om overzicht te houden en om werk over te dragen. Omdat Vindsubsidies sterk groeit door bedrijfsovernames, kwamen er ook steeds weer nieuwe werkwijzen bij. Het bedrijf had dus een manier nodig om de consultants digitaal te ondersteunen, processen te standaardiseren en grip te krijgen. Maar het wilde niet de flexibiliteit opgeven die de consultants nodig hebben om hun werk goed te doen.
Pakket software of maatwerk?
“Natuurlijk hebben we gezocht in de markt,” vertelt Roelof. “Maar ik wist eigenlijk al dat er geen standaardoplossing was die kon wat wij wilden. Standaardpakketten missen functies die we nodig hebben, waardoor we maatwerk moesten gaan bouwen. Licenties zijn duur en dan betaal je ook nog voor veel te veel functies die je niet gebruikt. Zelf bouwen heeft ook als groot voordeel dat je je eigen best practices in de software kunt verwerken.”
Maar tegelijkertijd waren er zorgen over het opstarten van een project voor maatwerksoftware. Want hoe houd je dan grip op budget, tijd en scope?
Bij de mensen van Blis Digital dacht ik: die gasten snappen dat.”
“Via onze investeerder kwamen we in contact met Blis Digital en na een paar uur praten hadden we al een schets van een oplossing die zeker ging werken.”
Hoe automatiseer je een mensenbusiness?
Subsidie-advies is mensenwerk. “Een ambachtelijk bedrijf,” noemt Roelof het. “We draaien al 20 jaar op de excellentie en ervaring van onze consultants. Dat zet je niet zomaar om in een set software-specificaties. Bij de mensen van Blis Digital dacht ik: die gasten snappen dat.”
Tijdens een zogenoemde Sprint 0 gingen we met Vindsubsidies aan het werk om een oplossing uit te denken die makkelijk aan te passen zou zijn als werkprocessen veranderden of bleken te verschillen, terwijl alles toch standaard genoeg was om overdracht makkelijker te maken en het management van Vindsubsidies meer grip te geven op wat er in het bedrijf gebeurde.
Uiteindelijk was dit de scope van dit project:
- Een portaal voor de consultants voor het beheren van planning, taken en documenten
- Een dashboard met data over alle processen en projecten
- Ontwikkelen van een klantportaal, waarin consultants documenten en informatie met hun klant konden delen
- Het technische platform dat bovenstaande op een veilige, onderhoudbare en flexibele wijze mogelijk maakt
We ondersteunden Vindsubsidies bij het in gebruik nemen van de nieuwe software, maar adoptie, migratie en training verzorgde het bedrijf grotendeels zelf.
Standaard waar het kan, maatwerk waar nodig
Om de specificaties voor het systeem te verzamelen, brachten we het hele bedrijf bij elkaar. Alle input verwerkten we in een interactief prototype waar vervolgens iedereen weer feedback op mocht geven. Toen dat verwerkt en gevalideerd was, bouwden we het platform zo veel mogelijk op uit standaardcomponenten. Taakbeheer, planning en documentmanagement zijn bijvoorbeeld standaard beschikbaar in Microsoft 365. In onze visie op dit platform fungeerde Microsoft Teams als front-end, uitgebreid met een aantal maatwerkintegraties. We integreerden alles via API’s, zodat iedere component in de toekomst gemakkelijk vervangen kan worden door iets nieuws. Ook het maatwerk dat wel nodig was, realiseerden we met deze filosofie.
Low-code en het budget
Waar mogelijk kozen we in dit project voor low-code development op het Power Platform. Eerlijk gezegd kan de impact van low-code development op het projectbudget in de praktijk nog wel eens achterblijven bij de belofte, maar in dit project leverde het veel winst op. Dat zit hem vooral in de snelle integratie met standaardcomponenten. Microsoft Planner, met standaard verschillende views, filters en integratie met Power BI en Outlook-agenda’s, was heel makkelijk te gebruiken als oplossing voor task management.
En omdat je in Power Platform met templates kunt werken – en dus geen datamodellen hoeft te ontwerpen en bouwen – kun je snel innoveren. We hebben nu een template gemaakt voor een projecttype dat duizenden keren per jaar langskomt, met een set standaardtaken erin. Dat levert heel veel efficiëntie op.
Roelof is erg te spreken over onze aanpak:
“Blis Digital zag een route waarin we veel van de uitdagingen van maatwerk konden ontwijken, door met standaard bouwblokken te werken. Maar die combineren ze dan tot software die helemaal op maat is, zonder dat het bij elkaar geraapt voelt.”
Het integreren met externe systemen is in de praktijk wel altijd lastig. De technische details daarvan ontdek je pas als je er echt in duikt. Zelfs een voorbereidend traject kan je daar niet 100% voor behoeden. Het ophalen van data uit andere systemen laat bijvoorbeeld altijd inconsequenties in die data zien. Zo zagen we dat projecten soms dubbel waren ingevoerd of dat niet helemaal duidelijk was welke juridische entiteit of holding bij welke klantnaam hoorde. Dat moesten we opschonen. Maar ook kleine inconsequenties, zoals de spelling van bedrijfsnamen, kunnen onverwachte gevolgen hebben.
Omdat daar soms full-code development nodig was, werd dit project uiteindelijk een schoolvoorbeeld van de kracht van fusion development: de optimale combinatie tussen low-code en full-code.
Meer structuur en een basis voor groei
Het resultaat: een platform dat structuur brengt in het advieswerk en Vindsubsidies in staat stelt de verregaande digitale ambities waar te maken. “Een robuuste investering die een bijdrage zal leveren aan toekomstige groei,” noemt Roelof het. “We hebben nu één vaste, toekomstbestendige methode voor het werken met taken en documenten. We kunnen dit zelf aanpassen, omdat het niet in code maar in sjablonen is gemaakt. Het klantportaal maakt de interactie met klanten veel professioneler en effectiever.”
Maar het nieuwe platform is ook de basis voor toekomstige innovatie. Met alle documenten bevinden op één plek en in een standaard raamwerk wordt het aanpassen, automatiseren of toevoegen van bedrijfsprocessen veel makkelijker. En de ambitie om meer met klanten samen te werken via het klantportaal komt dichterbij. In de huidige versie kan de klant de status van aanvragen bekijken, maar er komen mogelijkheden aan voor echte communicatie en samenwerking, zodat een klant daar ook documenten kan uploaden, accorderen of aanvullen.
Daarnaast levert het platform nu al data over de interne processen, die Vindsubsidies kan gebruiken voor optimalisatie: welke processtappen kosten het meeste werk? Waar verliezen we de meeste doorlooptijd? Antwoorden op deze vragen helpen het bedrijf om de processen verder te perfectioneren.
Wil je meer weten over het platform dat wij voor Vindsubsidies hebben gemaakt? Of wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen?
