PeopleSoft Innovatie met Microsoft Power Platform
Sneller, eenvoudiger en gebruiksvriendelijker: deze grote Nederlandse klant innoveert met Power Platform en PeopleSoft.
Een grote Nederlandse klant waar wij voor werken vertrouwt al meer dan 25 jaar op Oracle PeopleSoft voor de vitale financiële bedrijfsprocessen. De organisatie heeft het systeem door de jaren heen steeds verder geoptimaliseerd: snelle innovatie, hybride werken en gebruiksvriendelijkheid vormen daarbij de kern. Recent voegde de klant daar met onze hulp een 24/7, ‘easy and everywhere‘ oplossing aan toe voor onkostendeclaraties.
Dankzij feedback uit de organisatie wist onze klant al langer dat PeopleSoft mobiel lastig te gebruiken was. Dit kwam door het gebrek aan mobiele ontsluiting van het pakket zelf, en door bedrijfspolicies op het gebied van security. Omdat Blis en de organisatie al meer dan 10 jaar samenwerken aan het beheer en de ontwikkeling van deze PeopleSoft-omgeving, stelden wij voor om daar iets aan te doen met Microsoft Power Platform.
Na een demonstratie van de mogelijkheden vroeg de klant ons om een ‘Medewerker Declaratie Assistent’ te bouwen, een chatbot die de medewerkers helpt om snel, foutloos en ondersteund door het nieuwste in beeldherkenning en AI hun onkosten te declareren. Over de techniek achter deze declaratie-assistent schreven we al eerder.
Digitale strategie: meer hybride werk, minder customization
Innoveren op PeopleSoft met Microsoft Power Platform is een aanpak die goed past bij de digitale strategie van deze klant, die uiteraard sterk lijkt op de digitale strategie van veel bedrijven met mission critical processen in legacy-software:
- Naar de cloud. Het migreren van zoveel mogelijk software en infrastructuur naar cloud-gebaseerde oplossingen is een belangrijke drijfveer achter iedere IT-beslissing.
- Uitfaseren van legacy-systemen. Technologie die niet meer ondersteund wordt is een risico, dus heeft het uitfaseren ervan hoge prioriteit. PeopleSoft valt nog niet in deze categorie, maar de IT-organisatie van deze klant realiseert zich dat het al ver in zijn lifecycle is en neemt dat als overweging mee.
- Vereenvoudigen van het IT-landschap. Een gestroomlijnder en minder complex systeem maakt de organisatie minder gevoelig voor fouten en wendbaarder en maakt het onderhoud eenvoudiger.
- Verminderen van customization. Full-code maatwerkoplossingen vragen veel onderhoud, dus de klant wil minder maatwerk bouwen en bestaand maatwerk waar mogelijk uitfaseren (PeopleSoft-expert Cees Schrijen schreef voor ons blog een serie over het verminderen van customizations in PeopleSoft).
- Beter faciliteren van remote en hybride werk. Deze klant werkt hard om data en applicaties toegankelijk te maken voor werknemers, 24/7 en waar en op welk device ze ook werken.
Aanpak en oplossing
De ontwikkeling van dit product begon met een interactieve demo waarin we de mogelijkheden van het Power Platform uitgebreid lieten zien. Aansluitend hielden we, zoals we dat altijd doen bij dit soort projecten, diepgaande ‘fit/gap gesprekken’ om precies te bepalen welke functionaliteiten en data gebruikers nodig hadden in hun nieuwe app.
Als eerste usecase besloten we het indienen van onkostendeclaraties te nemen. Dit is typisch zo’n bedrijfsproces waar eigenlijk iedereen een hekel aan heeft: bonnetjes uploaden, informatie copy-pasten of overtypen… En bij de meeste bedrijven is de gebruikerservaring ervan ronduit vreselijk. De perfecte plek om te beginnen, kortom. Omdat het project voorspoedig verliep, konden we ook nog een functie toevoegen die reiskostenvergoedingen berekent op basis van een routeplanner.
De app moest voldoen aan diverse eisen die essentieel waren voor het dagelijks werk van de medewerkers:
- Gebruiksvriendelijk. Een minimaal aantal clicks, intuïtieve navigatie en logische interactie moesten de leercurve voor eindgebruikers zo kort mogelijk houden.
- Wereldwijd toegankelijk en bruikbaar. Ook (of juist) mobiel.
- OCR-functionaliteit. Het automatisch scannen en (leren) herkennen van bonnetjes is een belangrijk deel van het gemak en de tijdsbesparing van de nieuwe app.
- Mogelijkheid voor het uploaden van attachments. Werknemers kunnen bewijsstukken gemakkelijk bijvoegen bij hun declaraties.
- Overzicht voor de gebruiker. In de app krijgt de gebruiker voor iedere declaratie het declaratienummer en een overzichtsscherm toont alle eerdere declaraties.
- Ondersteunend voor PeopleSoft-processen. Een hele belangrijke eis was dat het kritieke bedrijfsproces in PeopleSoft zou blijven. De onkostendeclaratie komt netjes terecht in PeopleSoft Expenses. De Power Platform-app fungeert dus alleen als een gebruiksvriendelijke ‘schil’ om PeopleSoft en in theorie blijft het mogelijk om declaraties direct in PeopleSoft te doen.
Een grondige analyse van de requirements en de mogelijkheden van Microsoft Power Platform bracht ons tot de conclusie dat de beste implementatie een chatbot zou zijn, binnen Microsoft Teams. Dit is de omgeving die iedere medewerker dagelijks gebruikt. Een chat-interface zou bovendien de kortste learning curve hebben.
We ontwierpen de OCR-functie zo, dat hij een breed scala aan documenten kon scannen en herkennen, zonder dat de gebruiker extra moeite hoefde te doen. Dat maakt data-invoer efficiënt en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. Doordat we Microsoft Copilot (AI) aan de OCR-functie toevoegden leert de declaratie-assistent steeds meer soorten bonnen goed herkennen en automatisch categoriseren in het juiste expense type in PeopleSoft.
Aanvullend op de functionele eisen zijn beveiliging en privacy voor een financiële instelling als deze uiteraard van levensbelang. Daarom hebben we veel aandacht gehad voor het beschermen van de data en het compliant verwerken ervan. De juridische kant daarvan regelden we onder andere met een verwerkersovereenkomst voor persoonsgegevens.
Resultaten en toekomstige ontwikkelingen
De organisatie testte de app in de zomer van 2024 en rolde hem kort daarop uit naar gebruikers. De eerste feedback was uiterst positief: vergeleken bij het declareren van onkosten in PeopleSoft, is het proces eindeloos veel eenvoudiger en sneller geworden.
Maar voor ons heeft het project nog een belangrijker resultaat. Het gaf ons namelijk de kans om te laten zien dat er rondom PeopleSoft heel veel innovatie mogelijk is waarmee de gebruikerservaring optimaal blijft, zonder customizations toe te voegen of, het andere uiterste, helemaal niets aan innovatie te doen. En die stilstand is achteruitgang.
Meerdere klanten hebben inmiddels hun weg naar Blis Digital gevonden voor de implementatie van bedrijfsprocessen met deze combinatie van technologieën. Zo werkten we as we speak aan een ‘matching tool’ voor financiële transacties en een onboardingproces voor nieuwe medewerkers, beiden met Low Code.
Door de stabiliteit van PeopleSoft te combineren met de razendsnelle innovatie van het Power Platform kunnen we snel waarde creëren. Daarbij blijven de investeringen laag en hoeven we niet te tornen aan de status en solide reputatie van PeopleSoft als system of record.