Het werk van een product owner kan stressvol zijn, want als PO heb je veel verantwoordelijkheid en weinig controle. Hoe ga je hiermee om? Het geheim is: goed stakeholdermanagement. Een stoomcursus.
Met goed stakeholdermanagement haal je veel van de stress uit je werkdag. En dat is nodig, want als product owner in een innovatief project heb je al genoeg stress. Helaas komt het managen van stakeholders niet genoeg aan bod in de meeste opleidingen tot product owner. Daarom geven we je 6 tips.
1. Breng je stakeholders systematisch in kaart
Om stakeholders te kunnen managen, moet je ze eerst kennen. Hoe groter je organisatie, hoe meer werk het is om stakeholders in kaart te brengen. Begin met uitzoeken of er ooit een RACI-matrix of stakeholder-cirkel gemaakt van het project? Zo ja, pak die er dan af en toe bij. Is zo’n schema er niet, overweeg dan om het zelf te maken. Zorg in ieder geval dat je goede relaties opbouwt met je CEO, de investeerders en uiteraard met je tech team en designers.
Een belangrijke skill daarbij is om niet alleen uit te vinden wat je stakeholders willen, maar ook waarom ze het willen. Hoe beter je de drijfveren van de mensen om je heen in beeld hebt, hoe beter je kunt voorspellen waar je weerstand zult ontmoeten en waar juist niet. Goede informele contacten en persoonlijke relaties zijn daarbij erg belangrijk.
2. Geef ze jouw mening, inclusief businesscase
Maar begin vooral bij jezelf. Wat vind jij eigenlijk? Als product owner wil je voor je opdrachtgever rendabel werkende software opleveren en je wilt je tech-team zinvol aan het werk houden. Maar stel je je te ‘dienstverlenend’ op, dan kom je heel snel klem te zitten tussen die twee taken. Heb je zelf een sterke visie op het product, dan zullen stakeholders je steeds vaker naar je mening vragen en krijg je dus steeds meer grip en controle. Om je plaats aan de strategietafel op te eisen, moet je natuurlijk wel met een goed verhaal komen.
In het geval van investeerders betekent dat meestal: een uitgewerkte businesscase en een doordacht productplan. Baseer je je mening op solide marktkennis uit onderzoek met bewezen tools, dan vergroot je de kans dat er serieus naar je geluisterd wordt.
3. Gebruik data en design om iedereen op 1 lijn te krijgen
Ga ieder gesprek in met de juiste data en, waar mogelijk, met visuele ondersteuning van je argumenten. Woorden worden door iedereen anders geïnterpreteerd. Met een visueel ontwerp is het veel makkelijker om iedereen op 1 lijn te krijgen. Werk dus zo veel mogelijk met schetsen en prototypes en valideer deze ook bij gebruikers. Dat is een veel snellere manier om aannames te testen dan het ontwikkelen van werkende software. Onderbouw je meningen waar mogelijk met usage data en laat zien welke trends en ontwikkelingen gaande zijn in je markt.
4. Laat je niet opslokken door de operatie
En dan is er nog de operatie. Het bouwproces zelf. Dat heeft de neiging om je volledig op te slokken. Er is altijd wel een discussie, een incident of een impediment waar je je mee bezig kunt houden.
Als PO kun je je gewoonweg niet veroorloven om alleen operationeel bezig te zijn. Dus werken succesvolle product owners vanaf het begin van het project met duidelijk afgekaarte verantwoordelijkheden en met een team dat, binnen heldere strategische kaders, zelf beslissingen kan nemen. Daarbij mag er nooit een situatie ontstaan waar jij als PO dicteert en het developmentteam in de ‘jij vraagt, wij draaien’-stand gaat. Het uitwisselen van visie en ideeën met je engineers is essentieel bij het vinden van de beste oplossing voor iedere functionele vraag. En engineers zijn enorm goed in het stellen van de juiste vragen om jou te laten zien wat je nog niet weet over de markt en de gebruiker. Gebruik hun inzichten en kritiek dus in je voordeel.
5. Rem je tech-team af en toe een beetje af
Je developmentteam bestaat uit begaafde, gedreven professionals die zinvol, uitdagend werk willen doen. En die al na een halve dag zonder zo’n uitdaging onrustig worden. Ook zij hebben overal een mening over en willen dus een onderbouwd verhaal horen over waarom je bepaalde keuzes (niet) maakt. En waarom je wilt dat ze wachten op de uitkomsten van research die je hebt uitgezet om te bepalen wat de volgende feature moet worden.
6. Zeg vaker nee
In elk softwareproject komen wijzigingen langs in scope en visie, met de onvermijdelijke discussies die erop volgen. Bekort de discussies door alle wijzigingen te toetsen aan je eigen product- en marktvisie, met het beschermen van de investering als belangrijkste doel. Heb je voldoende data en strategische inzichten verzameld, dan heb je vaak snel een antwoord paraat. En door je visie goed te onderbouwen, bereik je sneller consensus tussen stakeholders
Bekijk ons whitepaper
Wil je meer lezen over onze visie op de rol van de PO? En wil je onze 4 gouden tips om als product owner succesvolle projecten op te leveren en te werken aan je eigen status in de organisatie? Lees dan ons whitepaper: Waarom je geen product owner wilt worden (en 4 dingen die je moet doen als je al PO bent en succesvolle innovaties wilt afleveren)
