Je medewerkers willen betere apps. Heus niet alleen de Gen Z’ers
We horen het vaak: werknemers van Gen Z – de mensen die nu je bedrijf binnenkomen – hebben hogere verwachtingen van digitale interacties en mobiele toegankelijkheid. En dat is waar, maar het beperkt zich echt niet tot je jongere medewerkers. Processen die niet lekker werken zijn een frustratie voor alle medewerkers, van alle generaties. De vraag is natuurlijk: hoe los je het op?
De grote techbedrijven achter de populairste apps zijn obsessief bezig met hun usability-KPI’s. Als mensen hun apps niet gebruiken, hebben zij geen bestaansrecht en geen omzet. Jouw medewerkers zijn inmiddels gewend aan de gebruikerservaring van deze consumenten-apps. Zij zijn gewend om mobiel te werken met geoptimaliseerde en intuïtieve gebruikersinterfaces, in plaats van handelingen uit het hoofd te moeten leren of geschreven instructies te volgen. Apps die niet lekker werken, gebruiken ze liever niet.
Zorg dat het geen frustratie wordt
Maar in hun werk hebben ze geen keus: ze moeten hoe dan ook hun onkosten, kilometers of vrije dagen registreren. Het is jouw taak om ze daarbij te helpen. Want als deze ‘dagelijkse klusjes’ een frustratie en een bron van negatieve gevoelens worden, dan zie je dat terug in de motivatie van je mensen en dus in je productiviteit. Om het over de verspilde tijd nog maar niet te hebben. Mensen werven is lastig, dus ben je altijd op zoek naar manieren om efficiënter te worden, de werkdruk te verlichten en kosten te verlagen. Slimme oplossingen voor veelvoorkomende handelingen kunnen daarin een enorme impact hebben.
Maar dan moet je wel de tools hebben om ze snel te kunnen ontwikkelen, zonder de stabiliteit van de onderliggende systemen, zoals je ERP, aan te tasten. En dat is waar Microsoft Power Platform zijn waarde keer op keer bewijst.
Wat is Microsoft Power Platform?
Microsoft Power Platform is een verzameling low-code tools van Microsoft voor snelle applicatieontwikkeling, data-analyse, automatisering en integratie. Het platform bestaat uit Power BI (data-analyse en visualisatie), Power Apps (app-ontwikkeling), Power Automate (workflow-automatisering) en Power Virtual Agents (chatbots). Power Platform maakt deel uit van het Microsoft 365-platform. Je kunt het dus met beperkte extra kosten uitrollen.
Low-code wil zeggen dat je apps en workflows kunt ontwikkelen zonder een IT-project op te starten. Dat maakt je sneller en wendbaarder en scheelt veel geld. Omdat de nadruk ligt op de oplossing en niet op de techniek eronder, heb je als ontwikkelaar ook minder IT-kennis nodig. Daardoor kunnen ook niet-IT’ers (de zogenaamde citizen developers) oplossingen bouwen.
Het platform integreert naadloos met andere Microsoft-producten als Office 365, Dynamics 365 en Azure en met honderden producten en diensten van derden, via standaard dataconnectors. Dat maakt het makkelijk om data en processen te verbinden. Je kunt met Power Platform snel prototypes maken, testen en implementeren. Daardoor kun je snel itereren op innovatieve ideeën en allerlei data integreren, zonder dat je kernprocessen, bedrijfsdata of businessmodel aanraakt en het risico loopt de stabiliteit te schaden.
In 10 dagen een chatbot
Met Microsoft Power Platform hoeft het verbeteren van de werkdag van je medewerkers ook geen groot project te zijn. Besteed bijvoorbeeld 10 dagen aan het maken van een eerste versie van een chatbot en test hem. Wordt hij gebruikt? Dan ontwikkel je hem door. Laten je mensen hem links liggen? Dan besteed je de volgende 10 dagen aan het maken van een app en kijk je of ze die wel gebruiken. Zo ziet innovatie met low-code eruit. Breng je processen dicht bij je gebruikers en maak ze laagdrempelig, terwijl je kernprocessen in, bijvoorbeeld in een ERP als PeopleSoft, gewoon doorlopen en er geen enkel risico is voor je data en continuïteit.
We pasten deze techniek bijvoorbeeld toe in een chatbot voor onkostendeclaratie.
Welke functies bouw je waar?
De mogelijkheden van Power Platform zijn zo goed als eindeloos. Maar niet alle functies horen thuis in deze ‘innovatielaag’. Basisfuncties, die deel uitmaken van cruciale, mission-critical processen en logica, wil je liever in je kernsystemen houden. Financiële logica, bijvoorbeeld, hoort thuis in je ERP.
Maar alles wat met gebruikersinteractie te maken heeft, wil je daar dan weer liever niet bouwen. Power Platform biedt daarvoor veel meer geavanceerde mogelijkheden dan een systeem als PeopleSoft. Een goede vuistregel is dat je in het kernsysteem die dingen bouwt, die ook door moeten kunnen als Power Platform niet (meer) beschikbaar is. Het opslaan, valideren en aanpassen van een declaratie horen overduidelijk in die categorie. Het aanvullen van informatie met behulp van AI en een chatbot duidelijk niet.
Er zijn ook gevallen waarbij de keuze lastiger te maken is. De inzet van OCR (Optical Character Recognition – het herkennen van tekst op een afbeelding) is minder makkelijk in te delen. Aan de ene kant is het inmiddels een integraal deel van veel financiële kernprocessen. Aan de andere kant biedt het Power Platform veel mogelijkheden om OCR op innovatieve, experimentele manieren in te zetten. Waar je OCR-functionaliteit onderbrengt, hangt dus sterk af van het project, het proces en hoe je hem gebruikt.
Kunstmatige intelligentie helpt jou en je medewerkers
Bij het bouwen van apps en processen voor medewerkers, gebruiken we AI graag om vervelende taken, zoals het overtypen van een bonnetje, te automatiseren. Maar AI helpt ons inmiddels ook op een hoger niveau bij het automatiseren van processen: het vertelt ons welke processen we moeten automatiseren. Microsoft noemt dit process mining. Dat is de techniek waarbij AI de logbestanden van je kernsystemen analyseert, de bottlenecks vindt en jou adviseert hoe je het proces kunt verbeteren. Met de onthulling van Power Automate Process Mining integreerde Microsoft deze functie ook in het Power Platform. Op Microsoft Inspire 2023, het jaarlijkse evenement waar Microsoft de nieuwste ontwikkelingen presenteert, demonstreerde het bedrijf de mogelijkheid om met hun AI-assistent Copilot de logs van een ERP-systeem te analyseren. De AI vond de meest tijdrovende handeling, deed een voorstel voor verbetering en ontwierp ook de eerste versie van de toepassing.
Het is duidelijk dat dit enorm veel waarde gaat leveren aan bedrijven die hun medewerkers efficiënter, prettiger en sneller willen laten werken.
Bij Blis Digital integreren wij PeopleSoft met Power Platform voor oplossingen die bedrijfsprocessen drastisch verbeteren. Je leest er alles over in de whitepaper ‘Hoe PeopleSoft en Power Platform samenwerken’.
